L'expediting è una parte essenziale di qualsiasi ordine e svolge un ruolo fondamentale nel corretto svolgimento e nel completamento dei progetti entro i tempi previsti. Aiuta ad assicurare che i fornitori consegnino gli ordini ai clienti nei tempi previsti attraverso un monitoraggio costante dell'avanzamento della produzione, evitando ritardi imprevisti e analizzando eventuali difficoltà per intraprendere rapide azioni di ripristino.
Expediting sul campo
L'expediting sul campo viene eseguito per garantire o valutare l'autenticità delle informazioni ottenute tramite il ‘desk expediting’ (expediting dall’ufficio). Un expeditor assegnato visita fisicamente la sede del fornitore per discutere di tutti i problemi, dello stato di avanzamento, dei progressi e verificare/assicurare l'accuratezza delle informazioni fornite. Se vengono rilevate anomalie, queste verranno discusse per sviluppare piani di ripristino adeguati a risolvere il problema. I dettagli di ogni visita vengono segnalati al termine e viene effettuata una chiamata di chiusura al cliente prima di lasciare la sede.
L'expediting sul campo può essere classificato in due tipologie: periodico e a tempo pieno. L'expediting periodico prevede visite intermittenti presso la sede del fornitore per monitorare i progressi e risolvere eventuali problemi. D'altra parte, l'expediting a tempo pieno presso la sede del fornitore diventa necessario per progetti critici o che richiedono una gestione strategica per evitare possibili ritardi (come il progetto Fast Truck), implementare piani di ripristino, mantenere il progetto in linea con i tempi previsti o prevenire ulteriori inconvenienti. La decisione di implementare l'expediting a tempo pieno deve essere concordata con il cliente, sulla base dei risultati dei report desk e periodici.
Expediting dall'ufficio
L'expediting telefonico/ in ufficio è uno strumento prezioso per monitorare l'avanzamento del completamento dell'ordine. Attraverso questo metodo, i contatti vengono stabiliti in momenti specifici del processo di fabbricazione e si ottiene un riepilogo dello stato di avanzamento. Un expeditor esperto può valutare se il completamento dell'ordine procede secondo i piani o se sono necessarie misure aggiuntive per verificare ed eventualmente migliorare l'avanzamento dei lavori.
L'expediting telefonico/in ufficio funziona al meglio come integrazione all'expediting sul campo. È un modo utile per informare il fornitore che eventuali ritardi nell'ordine non saranno accettati dal cliente. Mantenendo una comunicazione regolare e fornendo aggiornamenti, l'expediting telefonico/in ufficio contribuisce a garantire un completamento dell'ordine fluido e tempestivo.
Attività di monitoraggio e copertura del progetto
Questo approccio consente una gestione proattiva, facilitando un rapido processo decisionale e la risoluzione dei problemi per ridurre al minimo eventuali ritardi o interruzioni. Fornendo supporto e coordinamento continui, l’expediting a tempo pieno garantisce che il progetto proceda secondo i piani e soddisfi le aspettative del cliente.
Servizi di coordinamento expediting e gestione di progetti
Ciò garantisce un’efficace supervisione e controllo dell’avanzamento del progetto.
Il Coordinatore di Expediting del Progetto (APEC) dell’Agenzia e/o il Responsabile della Catena di Forniture del Progetto (PSCM) si uniscono alla Task Force di Progetto, ovunque essa abbia sede, sia presso le strutture del cliente che presso quelle dell’Agenzia. Questo personale specializzato viene nominato in base alle richieste del cliente e potrebbe non essere direttamente collegato all’assegnazione del progetto.
APEC e PSCM svolgono un ruolo cruciale nel coordinamento delle attività di expediting, garantendo una comunicazione fluida tra i diversi spedizionieri e gestendo l’intero processo di expediting. Il loro coinvolgimento contribuisce a semplificare le operazioni, a risolvere tempestivamente eventuali problemi e a rispettare le tempistiche del progetto.
